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Presse 2006/02
Tipp Steuern & Recht
Bei den Geschäftsunterlagen schon klar Schiff gemacht?
Mit Beginn eines neuen Jahres kommt der Frühjahrsputz. Was nicht mehr benötigt wird, wird entsorgt. Das gilt auch für Geschäftsunterlagen. Nur welche können wann entsorgt werden und wie sieht es aus bei elektronischen Unterlagen?
Prinzipiell gilt: Auch für elektronische Schriftstücke gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen und zwar dieselben Fristen, wie für Geschäftsunterlagen in Papierform. Das bedeutet, es gibt eine sechs- und eine zehnjährige steuerliche Aufbewahrungsfrist. Sechs Jahre lang sollten beispielsweise Handelsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen, wie z.B. Preisverzeichnisse, Lohnkonten nebst dazugehörigen Belegen und Lohnabrechnungsunterlagen sowie Lohnlisten aufbewahrt werden. Bilanzen, Einnahme-Überschuss-Rechnungen, Bücher, Aufzeichnungs- und Buchungsbelege sowie Unterlagen, die Zollerklärungen beizufügen waren, werden zehn Jahre gelagert.
Mit dem Ende des Jahres, in dem beispielsweise letzte Büchereintragungen vorgenommen, die Bilanz aufgestellt und Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen wurden, beginnt die Aufbewahrungsfrist. Für das Jahr 2006 bedeutet das, dass aus dem Jahr 1995 oder noch früher existente Unterlagen entsorgt werden können.
Es gibt jedoch auch Dokumente, die nicht vernichtet werden dürfen. Dies ist dann der Fall, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung bzw. für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen von Bedeutung sind. Aber auch bei einem schwebenden Verfahren und bei einer zu erwartenden Außenprüfung müssen die Unterlagen aufbewahrt werden. Das gleiche gilt für solche Dokumente, die zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt gehen und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Eine ausführliche Darstellung zu diesem Thema gibt es u.a. bei der IHK unter: www.stuttgart.ihk24.de
Ausführungen zur Abgabenordnung, die im Bereich des Steuerrechts die Aufbewahrungspflichten regelt sowie zum Handelsgesetzbuch (HGB), das die entsprechenden Regelungen für Kaufleute enthält, finden Sie unter: www.bundesfinanzministerium.de
Erstellt am: 08.10.2008, 16:09 Uhr
Presse 2006/02
Tipp Steuern & Recht
Bei den Geschäftsunterlagen schon klar Schiff gemacht?
Mit Beginn eines neuen Jahres kommt der Frühjahrsputz. Was nicht mehr benötigt wird, wird entsorgt. Das gilt auch für Geschäftsunterlagen. Nur welche können wann entsorgt werden und wie sieht es aus bei elektronischen Unterlagen?
Prinzipiell gilt: Auch für elektronische Schriftstücke gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen und zwar dieselben Fristen, wie für Geschäftsunterlagen in Papierform. Das bedeutet, es gibt eine sechs- und eine zehnjährige steuerliche Aufbewahrungsfrist. Sechs Jahre lang sollten beispielsweise Handelsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen, wie z.B. Preisverzeichnisse, Lohnkonten nebst dazugehörigen Belegen und Lohnabrechnungsunterlagen sowie Lohnlisten aufbewahrt werden. Bilanzen, Einnahme-Überschuss-Rechnungen, Bücher, Aufzeichnungs- und Buchungsbelege sowie Unterlagen, die Zollerklärungen beizufügen waren, werden zehn Jahre gelagert.
Mit dem Ende des Jahres, in dem beispielsweise letzte Büchereintragungen vorgenommen, die Bilanz aufgestellt und Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen wurden, beginnt die Aufbewahrungsfrist. Für das Jahr 2006 bedeutet das, dass aus dem Jahr 1995 oder noch früher existente Unterlagen entsorgt werden können.
Es gibt jedoch auch Dokumente, die nicht vernichtet werden dürfen. Dies ist dann der Fall, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung bzw. für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen von Bedeutung sind. Aber auch bei einem schwebenden Verfahren und bei einer zu erwartenden Außenprüfung müssen die Unterlagen aufbewahrt werden. Das gleiche gilt für solche Dokumente, die zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt gehen und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Eine ausführliche Darstellung zu diesem Thema gibt es u.a. bei der IHK unter: www.stuttgart.ihk24.de
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