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Presse 2006/01
Fort- und Weiterbildung
Meetings richtig vorbereiten.
Führungskräfte verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit in Meetings und kennen das Problem sehr genau: Ein schlecht oder überhaupt nicht vorbereitetes Meeting kostet Zeit, Geld und Nerven - und führt oft nicht zu einem konkreten Ergebnis. Ein produktives Meeting muss gut vorbereitet sein - eine Zeitinvestition, die sich lohnt. Hier bekommen Sie Tipps....
Die erste wichtige Frage, die sich bei der Planung eines Meetings stellt, betriff die Auswahl der Teilnehmer. Nicht alle Führungskräfte müssen bei jedem Meeting anwesend sein. Um den Arbeitskreis möglichst klein zu halten, sollten nur Teilnehmer eingeladen werden, die aufgrund ihrer Kompetenzen zur Zielsetzung beitragen und/oder den Arbeitskreis mit zielführenden Informationen bereichern können.
Raum und Zeit spielen für ein erfolgreiches Meeting eine entscheidende Rolle. Generell gilt: Großräumigkeit führt zu einer entspannten, kreativen Atmosphäre, beengtes Sitzen dagegen schränkt den Blick ein. Bei der Terminierung eines Meetings sollte auf den Biorhythmus Rücksicht genommen werden - ein Meeting am späten Nachmittag wird nicht der große, kreative Wurf werden.
Steht ein wichtiges Meeting an, sollte der Termin ein bis zwei Wochen vorher mit allen Teilnehmern verbindlich abgestimmt werden. In der endgültigen Einladung sollte kurz und knapp auf das zu besprechende Thema hingewiesen werden - kurzes Benennen der Problematik, die das Meeting erforderlich macht. Sollten Sie konkrete Anforderungen an die Teilnehmer haben (Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen etc.) teilen Sie dies bitte klar und deutlich mit.
Für das eigentliche Meeting ist ein Themenplan zu erstellen, der nach und nach abgehakt wird - am besten für alle ersichtlich auf einem Flipchart. Dann können alle an dem Gefühl teilhaben, schon viel erledigt zu haben. Sollten Sie sich dennoch in einer argumentativen Schleife verfangen haben, die ein Fortkommen im Plan verhindert - machen Sie einfach mal eine kurze Pause an der frischen Luft, wechseln Sie die Sitzplätze (eine räumliche Änderung der Perspektive bringt oft neue Ansichten auch in bezug auf das Thema).
Wenn gar nichts mehr hilft, gilt, was auch im privaten Leben meistens erfolgreich ist: Ein paar aufmunternde Worte und ein gesunder Humor führen in den meisten Situationen zur Entspannung.
Erstellt am: 15.10.2008, 15:58 Uhr
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Meetings richtig vorbereiten.
Führungskräfte verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit in Meetings und kennen das Problem sehr genau: Ein schlecht oder überhaupt nicht vorbereitetes Meeting kostet Zeit, Geld und Nerven - und führt oft nicht zu einem konkreten Ergebnis. Ein produktives Meeting muss gut vorbereitet sein - eine Zeitinvestition, die sich lohnt. Hier bekommen Sie Tipps....
Die erste wichtige Frage, die sich bei der Planung eines Meetings stellt, betriff die Auswahl der Teilnehmer. Nicht alle Führungskräfte müssen bei jedem Meeting anwesend sein. Um den Arbeitskreis möglichst klein zu halten, sollten nur Teilnehmer eingeladen werden, die aufgrund ihrer Kompetenzen zur Zielsetzung beitragen und/oder den Arbeitskreis mit zielführenden Informationen bereichern können.
Raum und Zeit spielen für ein erfolgreiches Meeting eine entscheidende Rolle. Generell gilt: Großräumigkeit führt zu einer entspannten, kreativen Atmosphäre, beengtes Sitzen dagegen schränkt den Blick ein. Bei der Terminierung eines Meetings sollte auf den Biorhythmus Rücksicht genommen werden - ein Meeting am späten Nachmittag wird nicht der große, kreative Wurf werden.
Steht ein wichtiges Meeting an, sollte der Termin ein bis zwei Wochen vorher mit allen Teilnehmern verbindlich abgestimmt werden. In der endgültigen Einladung sollte kurz und knapp auf das zu besprechende Thema hingewiesen werden - kurzes Benennen der Problematik, die das Meeting erforderlich macht. Sollten Sie konkrete Anforderungen an die Teilnehmer haben (Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen etc.) teilen Sie dies bitte klar und deutlich mit.
Für das eigentliche Meeting ist ein Themenplan zu erstellen, der nach und nach abgehakt wird - am besten für alle ersichtlich auf einem Flipchart. Dann können alle an dem Gefühl teilhaben, schon viel erledigt zu haben. Sollten Sie sich dennoch in einer argumentativen Schleife verfangen haben, die ein Fortkommen im Plan verhindert - machen Sie einfach mal eine kurze Pause an der frischen Luft, wechseln Sie die Sitzplätze (eine räumliche Änderung der Perspektive bringt oft neue Ansichten auch in bezug auf das Thema).
Wenn gar nichts mehr hilft, gilt, was auch im privaten Leben meistens erfolgreich ist: Ein paar aufmunternde Worte und ein gesunder Humor führen in den meisten Situationen zur Entspannung.
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