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Presse 2007/10
Computer & Telekommunikation
Dokumente revisionssicher archivieren
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verprechen die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen, zu beschleunigen und gleichzeitig Sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Archivierung zu unterstützen. Doch sich für das Richtige zu entscheiden ist gar nicht so leicht. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Stichworte zusammengetragen, die Sie vor dem Erwerb eines Systems bedenken sollten.
Zunächst sollten Sie sich überlegen, welche Ziele Sie mit einem DMS erreichen möchten. Geht es um die revisionssichere elektronische Archivierung? Geht es um die Optimierung von internen und externen Arbeitsabläufen? Zwei völlig unterschiedliche Ansätze, wie Dokumentenmanagementsysteme das Problem angehen können.
Ein klassisches Beispiel für Dokumentenmanagement ist das Scannen der Eingangspost in einem Unternehmen. Entscheidend für den Erfolg ist hier die Definition des weiteren Arbeitsablaufes. Wer bekommt das Schreiben des Kunden, wie wird es verschlagwortet, wie wird es wiedergefunden, wie wird es möglicherweise abteilungsübergreifend weitergeleitet und welche Aktionen sind eventuell sogar automatisierbar?
Weiterhin ist zu bedenken, in welcher Form die Dokumente erfasst werden sollen - als Bild oder mit sog. OCR-Software als digitaler Text? Der Vorteil der Speicherung als Bild ist die praktische Unveränderbarkeit als Ganzes. Die Speicherung als Text ermöglicht eine spätere Volltextsuche.
Ein Problem, das vielen nicht bewusst ist: Auch E-Mails gelten im geschäftlichen Verkehr als Handelsunterlagen, die archiviert werden müssen. Dem § 238 HGB ist es egal, ob Geschäfte per Brief, Telefax oder E-Mail abgewickelt werden - die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Dabei genügt es nicht, E-Mails einfach auszudrucken und abzuheften.
Die Frage des Datenformats ist essentiell. Deshalb achten Sie genau darauf, welche Formate das DMS Ihnen anbietet. Letztendlich werden alle Dokumenten im DMS archiviert. Dabei bedenken Sie, ob die archivierten Daten veränderbar sind (Revisionssicherheit!) und vor allem wie die Daten gesichert werden. Um die archivierten Dokumente später auch wieder zu finden, sollten Sie auch die Schlagwort- und Suchfunktionen, die Ihnen das System bietet, nicht außer Acht lassen.
Natürlich dürfen Sie auch die Sicherheit nicht vernachlässigen und sollten darauf achten, wie der Zugriffsschutz gestaffelt wird und ob Sie die Berechtigung nach Rollen, Nutzern oder Gruppen verteilen.
Der Erfolg bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist zunächst eher eine Frage der optimalen Definition der Geschäftsprozesse und Abläufe als ein Hardware- oder Softwareproblem.
Erstellt am: 11.08.2008, 13:44 Uhr
Presse 2007/10
Computer & Telekommunikation
Dokumente revisionssicher archivieren
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verprechen die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen, zu beschleunigen und gleichzeitig Sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Archivierung zu unterstützen. Doch sich für das Richtige zu entscheiden ist gar nicht so leicht. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Stichworte zusammengetragen, die Sie vor dem Erwerb eines Systems bedenken sollten.
Zunächst sollten Sie sich überlegen, welche Ziele Sie mit einem DMS erreichen möchten. Geht es um die revisionssichere elektronische Archivierung? Geht es um die Optimierung von internen und externen Arbeitsabläufen? Zwei völlig unterschiedliche Ansätze, wie Dokumentenmanagementsysteme das Problem angehen können.
Ein klassisches Beispiel für Dokumentenmanagement ist das Scannen der Eingangspost in einem Unternehmen. Entscheidend für den Erfolg ist hier die Definition des weiteren Arbeitsablaufes. Wer bekommt das Schreiben des Kunden, wie wird es verschlagwortet, wie wird es wiedergefunden, wie wird es möglicherweise abteilungsübergreifend weitergeleitet und welche Aktionen sind eventuell sogar automatisierbar?
Weiterhin ist zu bedenken, in welcher Form die Dokumente erfasst werden sollen - als Bild oder mit sog. OCR-Software als digitaler Text? Der Vorteil der Speicherung als Bild ist die praktische Unveränderbarkeit als Ganzes. Die Speicherung als Text ermöglicht eine spätere Volltextsuche.
Ein Problem, das vielen nicht bewusst ist: Auch E-Mails gelten im geschäftlichen Verkehr als Handelsunterlagen, die archiviert werden müssen. Dem § 238 HGB ist es egal, ob Geschäfte per Brief, Telefax oder E-Mail abgewickelt werden - die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Dabei genügt es nicht, E-Mails einfach auszudrucken und abzuheften.
Die Frage des Datenformats ist essentiell. Deshalb achten Sie genau darauf, welche Formate das DMS Ihnen anbietet. Letztendlich werden alle Dokumenten im DMS archiviert. Dabei bedenken Sie, ob die archivierten Daten veränderbar sind (Revisionssicherheit!) und vor allem wie die Daten gesichert werden. Um die archivierten Dokumente später auch wieder zu finden, sollten Sie auch die Schlagwort- und Suchfunktionen, die Ihnen das System bietet, nicht außer Acht lassen.
Natürlich dürfen Sie auch die Sicherheit nicht vernachlässigen und sollten darauf achten, wie der Zugriffsschutz gestaffelt wird und ob Sie die Berechtigung nach Rollen, Nutzern oder Gruppen verteilen.
Der Erfolg bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist zunächst eher eine Frage der optimalen Definition der Geschäftsprozesse und Abläufe als ein Hardware- oder Softwareproblem.
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